collabArchiv
Rechtssichere E-Mail-Archivierung für Unternehmen
Geschäftliche E-Mails enthalten wichtige Informationen und Entscheidungen. Mit collabArchiv werden diese Nachrichten automatisch und revisionssicher archiviert – unabhängig davon, welches Mail-System Sie verwenden.
collabArchiv kann sowohl zusammen mit collabMail als auch mit bestehenden Mail-Systemen eingesetzt werden.
Die Archivierung erfolgt vollständig im Hintergrund. Für Benutzer ändert sich im Alltag nichts: E-Mails können weiterhin wie gewohnt im bestehenden Mailprogramm gelesen und versendet werden.
Bestehende Ordnerstrukturen bleiben erhalten und werden vollständig archiviert. Archivierte Nachrichten lassen sich jederzeit schnell wiederfinden und bleiben auch dann verfügbar, wenn sie im Postfach gelöscht wurden.
collabArchiv sorgt dafür, dass wichtige Kommunikation langfristig erhalten bleibt, gesetzliche Aufbewahrungspflichten zuverlässig eingehalten werden und E-Mails jederzeit schnell wiedergefunden werden können.
Gleichzeitig bleiben Postfächer schlank und übersichtlich.
Warum eine E-Mail-Archivierung sinnvoll ist
Ohne Archiv
- E-Mails können versehentlich gelöscht werden
- Wichtige Informationen gehen verloren
- Suche nach alten E-Mails ist mühsam
- Anhänge sind schwer auffindbar
- Wiederherstellung oft nur über IT-Support möglich
- Rechtliche Risiken bei fehlender Archivierung
Mit collabArchiv
- E-Mails bleiben dauerhaft im Archiv erhalten
- Kommunikation bleibt langfristig verfügbar
- E-Mails werden in Sekunden gefunden
- Auch Anhänge werden vollständig durchsucht
- Benutzer können E-Mails selbst wiederherstellen
- Unterstützung bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
Unterstützte Mail-Systeme
collabArchiv eignet sich sowohl für neue Mailumgebungen als auch für bestehende Systeme.
collabMail (Grommunio)
Microsoft 365 / Exchange Online
Microsoft Exchange Server
IMAP-basierte Mailserver
Inkludierte Leistungen
Bestehende Postfächer werden automatisch archiviert. Die Archivierung erfolgt serverseitig und unabhängig vom Benutzer. Die bestehende Ordnerstruktur bleibt dabei vollständig erhalten.
Archivierte Nachrichten lassen sich innerhalb von Sekunden wiederfinden – nach Absender, Empfänger, Datum, Betreff oder Inhalt. Auch Dateianhänge werden vollständig indiziert und können durchsucht werden.
Benutzer können archivierte E-Mails bei Bedarf selbstständig wieder öffnen oder in ihr Postfach zurückkopieren.
Auch wenn E-Mails gelöscht werden oder ein Postfach beschädigt wird, bleiben die Nachrichten im Archiv erhalten.
Archivierte E-Mails können direkt über das gewohnte Mailprogramm gesucht und geöffnet werden.
Archivierte E-Mails können bei Bedarf exportiert werden, beispielsweise als PST-Datei für Microsoft Outlook.
Die Archivierung kann auf Wunsch für einzelne Postfächer aktiviert werden und lässt sich flexibel an bestehende Mailumgebungen anpassen.
E-Mails werden im Archiv langfristig gespeichert und können typischerweise bis zu 10 Jahre oder länger aufbewahrt werden.
Das Archiv wird in der Infrastruktur von Huser IT Solutions betrieben und regelmässig gesichert.
Technische Grundlage
collabArchiv basiert auf der bewährten Archivierungssoftware MailStore Server und wird vollständig durch Huser IT Solutions betrieben und überwacht.
Updates, Wartung und Backups erfolgen automatisch im Hintergrund.
Der Zugriff auf archivierte E-Mails ist über verschiedene Wege möglich:
- über eine übersichtliche Weboberfläche im Browser
- direkt aus Microsoft Outlook (Windows) über ein Outlook-Add-in
- über den MailStore Client für Windows mit erweiterten Suchfunktionen
Der Zugriff erfolgt selbstverständlich nur für berechtigte Benutzer und unter Berücksichtigung der entsprechenden Zugriffsrechte.
Preise collabArchiv
- je Postfach CHF 3.00
Allgemeine Bestimmungen
Preise pro Monat exkl. MWST, sofern nichts anderes angegeben. Jährlich wiederkehrende Abogebühren werden im Voraus für das jeweilige Kalenderjahr verrechnet. Angebrochene Monate werden bei Aboabschluss nicht verrechnet. Die Mindestlaufzeit der Abonnemente beträgt zwölf Monate, die Kündigung kann beidseitig jeweils auf schriftlichem Weg zwei Monate im Voraus per Ende eines Kalenderjahres erfolgen.
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